Kontakteeru meiega

Kuidas põigata kõrvale koosolekust, mis raiskab su aega?

Kasulik

Kuidas põigata kõrvale koosolekust, mis raiskab su aega?

Tihtipeale on võimalik ennustada koosoleku produktiivsust juba meili põhjal, mis sind koosviibimisest teavitab. On näiteks tüüpiline „team update“, mille raames mööduvad kaks tundi, kuulates tiimikaaslaste kokkuvõtet oma nädala tegemistest; siis „planeeriv kohtumine“, kus jutuks olevad küsimused peaksid saama lahendatud kuskil mujal või siis „ajurünnaku sessioon“, kus antakse ekstravertidele võimalus pillata suust juhuslikke ideid.

Mõnest neist on võimalik kerge vaevaga kõrvale põigata, kuid teistlaadi kohtumistest võib olla raskem pääseda – eriti, kui kutse tuleb sinu ülemuselt, kliendilt või mõjukalt kolleegilt.

Harvard Business Review ajakirjanik Dorie Clark toob teieni viis erinevat viisi, kuidas saada kaelast ära kohtumine, mis tõotab juba ette tulla ebaproduktiivne. Või siis vähemalt aitab oma nõuannetega vältida kahju, mida üks asjatu koosolek produktiivsusele ja tihedale graafikule teha võib.

Esiteks tee endale selgeks, millistel koosolekutel viibimine on kõige tähtsam. Nimekiri peaks olema lühike: kõige tähtsama loomuga on kohtumised, kus tehakse otsuseid. Näide – kui sinu tiim kõigub kas Projekt A või Projekt B väljastamise vahel, ei saa kõrge osakaaluga otsuseid teha e-maili teel. Sul on vaja, et kõik jagaksid oma vaatepunkte, väljendaks murekohti ning liidaksid oma jõud lahenduse otsimiseks. Sellistele probleemidele leitakse parim võimalik lahendus näost-näkku suheldes.

Üks koosolekutüüp, mis väärib samuti kindlasti osalemist, on seotud teie tiimi või ettevõtte üldise strateegilise suunaga. See ei pruugi endas sisaldada kindlaid otsuseid, ent võimaldab teil luua ühtse nägemuse sellest, kuhu olete suundumas. See võib olla koosolek, kus plaanitakse projektile avalöögi andmist või näiteks verstapunktist möödumist tähistav check-in.

Teiseks – teisejärguline, kuid arvestatav põhjus koosolekuga liituda on suhete loomise eesmärk. Sisu kui selline võib olla igav või ebavajalik, kuid kui sul õnnestub tugevdada koosolekul osalemise läbi mõne tähtsa isikuga kontakti, on koosolekul veedetud aeg end ära tasunud. Siiski ei tasu ka kõigest osa võtta, et vajalikke suhtluskanaleid tihendada – kohtumised, millest tasub igal võimalusel hoiduda, on n-ö „update’s“, mille saab tegelikult läbi ajada kümnendikuga koosolekule kuluvast ajast, suheldes läbi meili.

Kolmandaks – tee enda koosolekule kutsumine natuke keerulisemaks. Ära hoia oma graafikut kõigile nähtavana. Sedasi ei teki igale vabale hetkele ka kutset osaleda järjekordsel koosviibimisel, mis polnud esialgu piisavalt tähtis, et sinu põhikalendrisse jõuda. Pane paika eraldi päevad, mil oled koosolekutele kutsumiseks saadaval.

Koosolekute tähtsuse mõõtmiseks palu kutsujal vastata järgmistele küsimustele:

  • Mis on koosoleku teema?
  • Millistel kellaaegadel ja kus see aset leiab?
  • Kui kaua see kestab?
  • Kes osalevad?
  • Millised otsused koosoleku lõpuks tuleb ära teha?
  • Miks on just minu kohalolu vajalik?

Neljandaks – kui tunned vajadust koosolekut kaelast ära saada ning leiad, et on siiski raske öelda „ei“, katsu jõuda minimaalse kaasusega kompromissini. Vaata, kas koosoleku korraldaja on nõus hoidma sind kohtumise põhipunktidega kursis läbi lühikese telefonikõne või meili. Kui teema pole pakiline, võid katsuda ka kavalat mängimist ajateguriga. Näiteks: „Mul on töö tõttu järgmisel kolmel nädalal väga tihe reisimisgraafik, kuid saaksin sinuga ühendust võtta peale seda. Äkki saaksid siis minuga uuesti ühendust võtta ning leiaksime ehk aja, mis sobiks mõlemile?“ Tihtipeale juhtub sedasi, et kutsuja kaotab aja jooksul fookuse ning unustab sinuga ühendust võtta või avastab, et esialgu kriitilise loomuga idee on pikemas perspektiivis tähtsusetu. Sina saad aga lisapunkte selle eest, et näisid abivalmis ja asjast huvitatud ning lõppkokkuvõttes sa ei pidanudki koosolekult osa võtma.

Lõpetuseks – vahest tuleb järele anda ning osaleda, kuid seda tehes saad oma ülemusele ja kolleegidele teha teatavaks, et sul pole piiramatult aega ning et neil tuleks oma kutseid kaaluda hoolikamalt. Näiteks võid väljendada seda järgmises stiilis: „Nägin, et sa kutsusid mind osalema neljapäevasel koosolekul, mis räägib Projekt A-st. Nagu sa tead, olen hetkel silmini hõivatud Projekt B-ga ja meil on tulemas peagi tähtaeg. Kuna sul on parem arusaam „suurest pildist“, mõtlesin sinu käest uurida: kas sa arvad, et mul on mõtet oma Projekt B-lt aega ära võtta, et teisel koosolekul osaleda? Kui sa pead seda tähtsaks, siis olen kindlasti kohal.“ Vahest juhtub, et isegi heatahtlikud juhendajad ja töökaaslased unustavad, et sinu aeg pole lõpmatu ressurss, seega üks peenetundeline meeldetuletus aitab neil realistlikult mõista oma nõudmiste tagajärgi.

Koosolekud on tänapäevase ärielu nuhtlus, tarbides igakuiselt keskmiselt 62 tundi töötaja ajast. Pool sellest kipub aga ebavajalike teemade arutamisel tühja jooksma. Paljud professionaalid kasutavad sellega seotud frustratsiooni väljendamiseks passiiv-agressiivseid meetmeid, hilinedes kohtumisele või näppides koosoleku ajal demonstratiivselt oma vidinaid selle asemel, et kuulata. Selline lahendus on ilmselgelt kõige hullem – taoline käitumine annab aluse kasvamiseks kontorikultuuril, kus on igati normaalne häälestuda kolleegide vastu ning käituda austamatult teiste ajaga.

Ülaltoodud strateegiad annavad võimaluse kaitsta oma aega paremal viisil. Selle asemel, et joosta ühelt koosolekult teisele, saad sa pühendada rohkem aega tööle, mida tehes sind hinnatakse ja tunnustatakse.

Kliki, et kommenteerida

Pead postituse lugemiseks olema sisse logitud Logi sisse

Kommenteeri!

Loe veel - Kasulik

Üles